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¿Sabemos realmente cuáles son los motivos por los que fracasan los proyectos de TI?

¿Sabemos realmente cuáles son los motivos por los que fracasan los proyectos de TI?

¿Sabemos realmente cuáles son los motivos por los que fracasan los proyectos de TI?

A lo largo de muchas décadas, expertos en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) han enfrentado diversas situaciones adversas para proveer productos y servicios que cumplan con los requerimientos y expectativas para los que fueron creados. La aplicación de las buenas prácticas ha contribuido a entender las necesidades para satisfacer a los usuarios. Sin embargo, aún falta camino por recorrer para que todos los proveedores de servicios TIC se unan al grupo de los “buscadores de servicios de excelencia”.

Interesados de todas partes del mundo, se han juntado durante años en torno a asociaciones que han servido como plataforma para la creación de estándares o marcos de referencia de buenas prácticas, cuyo objetivo es fomentar la adopción de éstas en temas relacionados con la gestión de las Tecnologías de la Información y Comunicación para conseguir resultados óptimos.

Y aunque en el mundo cientos de organizaciones han realizado esfuerzos por adoptar las mejores prácticas de la industria, diversos estudios realizados por asociaciones, autores, expertos y compañías comerciales, concluyen que el porcentaje de proyectos fallidos rebasa al de proyectos exitosos. Incluso, la experiencia lo confirma.

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Pero lo interesante a revisar es qué elementos han motivado el fracaso de los proyectos, tomando en cuenta diferentes perspectivas de organizaciones y expertos, con el objetivo de que se consideren y sean evitados desde el comienzo de una iniciativa, que puede ir desde el desarrollo de software, la liberación de un nuevo servicio TIC o la adopción de mejores prácticas.

Aunque las proporciones y naturaleza de cada tipo de esfuerzo es distinta, hay factores comunes. Partiendo de esto, presentaremos el enfoque de autores y las causas que observan para luego plantear algunas ideas en forma de conclusión, que sirvan para evitar estas causas que se convierten en verdaderos retos a vencer.

En primer lugar pudiéramos citar al Standish Group, que es una organización con sede en Massachusetts, Boston, Estados Unidos, creada en 1985, mundialmente conocida por el “Informe del Caos”, un reporte que emite con cierta periodicidad y en donde recoge información relevante sobre el fracaso en los proyectos de desarrollo de software, fundamentándose en el estudio de miles de casos a nivel mundial para finalmente obtener las causas que derivan en la falla de este tipo de proyectos de TI.

El último Informe del Caos del Standish Group fue publicado en el 2011 y éste reflejó un enorme avance respecto al mismo reporte aparecido casi dos décadas atrás en 1994, cuando se mostró una cifra alarmante que indicaba que únicamente el 16% de los proyectos de TI acababan exitosamente, fácilmente se puede deducir un desmesurado desperdicio de recursos financieros y humanos, así como escasa implementación de buenas prácticas.

Las cifras arrojadas en el 2011 indican que el porcentaje de proyectos exitosos alcanzó un tope histórico de 37%, el cual si bien es alentador comparándolo con lo sucedido en 1994, continúa representando oportunidades de revisión y mejora porque la misma investigación indica que el 21% de los proyectos fallan, mientras que el 42% sobrepasan el costo inicial acordado o acaban fuera del calendario.

Viéndolo desde el punto de vista de la rentabilidad y del beneficio que aporta la organización que lleva a cabo el proyecto, el 63% presenta situaciones severas que a la postre podrían significar un enorme lastre para desarrollar otros proyectos.

Entre las principales causas que Standish Group menciona sobre el fracaso de los proyectos de desarrollo de software, se encuentran:

•             Escasa participación de los usuarios

•             Pobre definición de los requisitos

•             Frecuentes modificaciones a los requisitos

•             Poco apoyo del patrocinador o sponsor

•             Inexperiencia en el manejo de tecnologías

•             Recursos muy limitados

•             Creación de expectativas que sobrepasan lo que realmente se puede alcanzar

•             Objetivos difusos

•             Calendarios irreales

•             Nuevas tecnologías que requieren obviamente una curva de aprendizaje

En otra perspectiva, también podemos ubicar a Laurenz Eveleens y Chris Verhoef, catedráticos e investigadores de la Universidad Libre en Amsterdam, Holanda, quienes pese plantear ciertas diferencias respecto a la causas de fracaso presentadas por el Standish Group, igualmente coinciden en que la mayoría de los proyectos de TI que se inician concluyen en fracaso.

Lo mismo sucede con Jim Highsmith, autor del libro Agile Project Management: Creating Innovative Products, un agilista experimentado, quien pese a no avalar del todo el Informe del Caos como un indicador sobre el pobre desempeño en el desarrollo de software; sostiene que los datos aportados permiten observar que el fracaso sistémico está en  la planificación al momento de abordar un proyecto.

Pero no todas las causas detectadas provienen de las investigaciones sobre proyectos de desarrollo de software. Las empresas experimentadas en consultoría y capacitación en temas relacionados con la gestión de servicios de TI (ITSM, por sus siglas en inglés), también se han ocupado en ubicar los orígenes del fracaso, y haciendo un resumen de varios ejercicios e investigaciones, incluyendo nuestra propia experiencia, podemos enlistar las siguientes causas de falla:

•             Considerar que es un “proyecto sencillo” en lugar de observarlo como un esfuerzo de transformación de largo plazo (aunque puede ser adoptado paulatinamente)

•             Asignar a personal operativo los procesos que deben ser ejecutados  y monitoreados por expertos o por el nivel gerencial

•             Creer que sólo se trata de documentar procesos cuando lo más importante es que éstos se vivan

•             Respaldar el éxito de su esfuerzo en la adquisición de  tecnología, si bien las herramientas son un gran soporte, no son sustituto del tomador de decisiones ni del ejecutor de acciones

•             Lentitud en la toma de decisiones y en la acción

•             Fijarse en el cambio en la estructura organizacional aún sin comenzar la iniciativa

•             Falta de comunicación o desgaste en el flujo de la misma

•             Poca o nula consideración de los aspectos culturales, que son claves en este tipo de esfuerzo

•             Asignación pobre o nula de recursos para la gestión del cambio

•             Falta de consideración o visión respecto al impacto que tiene en los indicadores

•             Los individuos no asumen la responsabilidad del cambio y la adopción de buenas prácticas y se justifican en los perfiles de puesto (“mi contrato no dice…”)

Si bien en Inteli coincidimos con las fuentes de fracaso planteadas por las organizaciones expertas mencionadas, a manera de conclusión podemos agregar las que en más de 10 años como empresa enfocada a la consultoría hemos encontrado:

•             Falta de participación de la alta gerencia. No sólo implica el patrocinio para asignar  presupuesto, sino participación constante de liderazgo y guía.

•             Poco esfuerzo en la creación de conciencia entre el personal para facilitar la implementación de las mejoras

•             No adopción de las nuevas formas de trabajo por parte de los líderes de la iniciativa o incluso del nivel gerencial, quienes a menudo son los primeros en “brincarse la tranca” o no atenerse a los acuerdos.

•             Falta de medición del desempeño de la iniciativa de implementación.

•             Toda la información generada permanece con el líder de la iniciativa sin permear a otras áreas o niveles que deben involucrarse.

•             No alineación entre los sistemas de medición de desempeño y compensación al personal.

•             Carencia de sensibilización hacia los cambios y otras situaciones que se presenten para mantener cierta flexibilidad pero asegurar que ágilmente se retoman los esfuerzos y decisiones necesarias para mantener el ritmo

•             Ausencia de un marco de referencia como guía, o considerar a personas inexpertas que no cuentan con alguna certificación que avale su experiencia y conocimientos; en muchas ocasiones las organizaciones entregan  su  confianza a un “experto” sin experiencia por un menor costo, generando una terrible experiencia y pérdidas en mcuhos sentidos para la empresa.

•             Falta de involucramiento formal del equipo de trabajo asignado al proceso.

•             Considerar que es suficiente  el tiempo dedicado a la consultoría, siendo que la adopción de buenas prácticas es un proceso de mejora continua que requiere de muchos periodos de aprendizaje.

•             Otorgamiento de poca autoridad para el project manager y su equipo.

•             Pérdida de la continuidad al no asignar a un responsable que vele por el seguimiento integral y a largo plazo de todas las acciones que se hayan considerado.

Un elemento decisivo que se debe tomar en cuenta en el ámbito de las Tecnologías de la Información es el factor humano, porque finalmente se trabaja con individuos,  por lo que se requiere tomar en cuenta otras habilidades no técnicas que favorezcan su mejor desempeño, y que esto apoye la operación cotidiana, así como el logro de las diversas iniciativas en las que participan.

Considerando que nuestro objetivo era ubicar elementos que provocan los fracasos de las iniciativas para adoptar el enfoque a procesos (basados en mejores prácticas), ahora le invitamos  a conversar con sus colegas y detectar si algunos de estos casos se presentan en su organización o si están libres de ellos.  Y con gusto, podemos seguir hablando sobre los mecanismos para prevenir o atender los casos particulares.

Content & Community Manager Inteli  

    02/5/2012

1Comment
  • Inteli | Para leer
    Posted at 02:25h, 15 julio

    […] ¿Sabemos realmente cuáles son los motivos por los que fracasan los proyectos de TI?A lo largo de muchas décadas, expertos en Tecnologías de Información y Comunicación (TIC) han enfrentado diversas situaciones adversas para proveer productos y servicios que cumplan con los requerimientos y expectativas para los que fueron creados. […]

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